در تمامی شرکتها و موسسات مختلف برای تامین نیازهای شرکت و پرداخت هزینه آنها از افراد خاصی کمک میگیرند که به آن تنخواهدار گفته میشود. این افراد در قبال هزینههای شرکت وظایفی دارند و به عنوان تنخواهدار باید آنها را انجام دهند. شما برای این که بتوانید این افراد را بشناسید و بدانید که تنخواهدار کیست و چه کارهایی را انجام میدهد میتوانید از گروه رویش کمک بگیرید.
منظور تنخواهگردان چیست؟
هر کدام از شرکتها و سازمانها، هزینههای مختلفی به صورت روزانه دارند که باید مبلغ آنها خیلی سریع پرداخت کنند؛ زیرا آنها نیازهای ضروری شرکت هستند که در اولین فرصت باید تامین شوند. عبارت تنخواه در واقع مبلغ ثابتی است که مدیر مالی شرکت برای تامین نیازهای روزانه شرکت در نظر گرفته است و آن را به تنخواهدار میدهد.
این مبلغ به صورت نقد در اختیار تنخواهدار قرار میگیرد و یا در حساب بانکی او واریز میشود. این کار را معمولا برای کاهش اسناد حسابداری و تداخل ارقام بالا در حسابداری شرکت انجام میدهند. در واقع این فرایند میتواند کار خرید و فروش وسایل مورد نیاز شرکت را سریع انجام داده و شما بتوانید خیلی راحت آنها را تامین کنید.
تنخواهدار کیست و چه کارهایی را انجام میدهد؟
همان طور که در بالا اشاره کردیم، به فردی که هزینههای روزانه یک شرکت را پرداخت میکند و مسئول تامین تمامی نیازهای روزانه شرکت است، تنخواهدار گفته میشود. در شرکتهای بزرگ برای هر بخش آن تنخواهدار جداگانهای در نظر میگیرند که به هر کدام از آنها مبلغ مشخص داده میشود. به طوری که او باید این مبالغ را در چارچوبهای مشخص شدهای خرج کند.
در واقع او از طرف مدیران شرکت یا مدیر حسابداری یا مدیر مالی انتخاب شده و میتواند ضمن حفظ امانتداری تمام نیازهای روزانه شرکت را تامین کند.
انواع تنخواهگردان شرکت
در بالا متوجه شدید که تنخواهدار کیست و چه کارهایی را انجام میدهد؛ اما آیا میدانید که در حال حاضر تنخواهگردان زیادی وجود دارد که آنها را به صورت کلی به دو دسته تقسیم میکنند. در واقع آنها برحسب نیاز سازمان و تشخیص مدیریت وظایف جداگانهای را خواهند داشت.
- برخی از این تنخواهدار شخصا مسئول خرید، پرداخت هزینه و نیازهای شرکت هستند و به صورت کلی جزو ماموران خرید شرکت به شمار میآیند. آنها برای خرید های شرکت نیاز به ثبت سند ندارند و فاکتورهای آنها به عنوان صورت حساب این تنخواهداران حساب میشود.
- در برخی از این شرکتها تنخواهداران تنها مسئول پرداخت هزینه هستند و کار خرید ملزومات بر عهده آنها نیست. در واقع این کار را افراد واحد حسابداری شرکت انجام میدهند. این افراد به ازای هر پرداخت خود باید در دفاتر مربوطه سندی را ثبت کنند.
ویژگیهای تنخواهدار
برای این که بتوانید یک تنخواهدار خوبی برای شرکت خود استخدام کنید باید از بین کسانی که مدرک حداقل دیپلم و سابقه ۲ ساله دارند یکی را به میل خود انتخاب نمایید. وجود ویژگی امانتداری و صلاحیتهای لازم در این افراد بسیار ضروری است تا تواناییهای لازم برای انجام وظایف را داشته باشند.
برای تنخواهدار در شرکت سقف مبلغ خاصی در نظر گرفته میشود که او باید در چارچوب مشخص شدهای این مبلغ را هزینه کند. تنخواهدار زمانی برای مبالغ هزینه خود سندی را در حسابداری ثبت میکند که مجموع حسابهای او به مبلغ خاصی برسد. او برای این کار باید بعد از پرداخت هزینه به واحد حسابداری مراجعه کرده و هزینهها و لیست خرید خود را ارائه دهد. حال بعد از آن که حسابدار آنها را تاکید کرد حساب او مجدد شارژ میشود.
روشهای پرداخت هزینه به تنخواهداران
تنخواهداران برای پرداخت وجه و هزینههای شرکت وظیفه موقتی یا قطعی دارند. در روش پرداخت موقتی که تنخواهدار مسئول پرداخت هزینه است برای هر کدام از خرید های خود مبلغ هزینه را در یک برگ پرداخت علیالحساب درج میکند. تنخواهدار این کار را زمانی ادامه میدهد تا حساب خود را تسویه نماید. بعد از پرداختیها در شرکت ثبت میشوند. حال در پرداخت قطعی، زمانی که تنخواهگردان مدارک پرداخت قطعی خود را دریافت نماید هزینه خود را واریز میکند و این مبالغ در حسابهای شرکت ثبت میشوند.
وظایف تنخواهدار در قبال هزینهها
هر تنخواهدار با توجه به نوع مسئولیتی که در برابر پرداخت هزینهها دارد باید وظایفی را انجام دهد. این وظایف بر اساس نوع مسئولیت آنها متفاوت است. به عنوان مثال اگر تنخواهدار مسئول خرید باشد در این صورت نیازی به بررسی اسناد و مدارک ندارد. حال در صورتی که او تنها مسئول پرداخت هزینهها باشد باید به ماهیت پرداختها آشنایی داشته باشد و کارپرداز و مامور خرید باید اسناد خرید و هزینههای انجام شده را بررسی نماید.
حال اگر تنخواهدار در خارج از واحد حسابداری فعالیت کند باید خود شخصا اسناد را مورد بررسی قرار دهد و آنها را پرداخت نماید؛ اما اگر تنخواهدار در واحد حسابداری باشد باید اسناد را به حسابدار شرکت دهد تا آنها را بررسی کرده و در صورت تایید هزینه خریدها را پرداخت نماید.
بعد از آن که تنخواهدار هزینهها را پرداخت کرد همه اسناد به همراه صورتحسابهای واریز شده به بخش حسابداری شرکت منتقل میشوند که حسابدار شرکت باید آنها را بررسی کرده و در صورت لزوم تایید نماید. حال در بخش قبلی که اسناد توسط بخش حسابداری بررسی میشود، تنها ارقام، در بخش هزینههای شرکت ثبت میشود. تنخواهدار به غیر از موارد بالا وظایف دیگری دارد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
- تنخواهدار باید به قوانین تنخواهگردانی مسلط باشد.
- باید هزینه تنخواه را دریافت کند.
- تنخواهدار باید خرید های شرکت و پرداخت هزینه آنها را بر اساس ضوابط مشخص شده شرکت انجام دهد.
- او باید اسناد و مدارک لازم از قبیل فاکتور، قبض و غیره را دریافت نماید.
- تنخواهدار باید اسناد هزینهها و خلاصه صورت حساب را تنظیم نماید.
- وظیفه پرداخت هزینههای عمرانی با تنخواهدار است.
- تنخواهدار باید لیست تنخواه را به همراه مدارک به واحد حسابداری ارسال کند.
- در صورتی که در پایان هر سال مبلغی از وجوه تنخواه باقی مانده باشد باید آن را به حساب شرکت واریز نماید.
- او باید هزینههای جاری شرکت را واریز نماید.
- تنخواهدار باید امانتدار باشد و هزینههای غیر مرتبط را پرداخت نکند.
- او باید صورتحساب مغایرت بانکی برای حساب تنخواهگردان تهیه و ارائه نماید.
- در صورت لزوم تنخواهدار باید گزارشهای لازم را به واحد مالی، حسابداری و مدیریت ارسال کند.
هزینههای تنخواهدار شامل چه چیزهایی است؟
شاید برای شما سوال پیش بیاید که تنخواهدار باید روی چه چیزهایی هزینه کند و چه چیزهایی خارج از وظایف او است. با توجه به این که لیست هزینههای تنخواهدار با توجه به نوع فعالیت او و تصمیمات مدیر شرکت تعیین میشود. لذا میتوان دریافت که لیست هزینههای تنخواهدار یک شرکت با شرکتهای دیگری متفاوت است؛ اما در ادامه قصد داریم به چند مورد از اقلام هزینههای مشترک در شرکتهای مختلف را بیان کنیم.
- پول رفت و آمد و حمل و نقل
- شارژ اینترنت
- هزینه تعمیر کردن فوری بعضی وسایل
- هزینه پست کردن نامه یا مدارک برای موسسات یا افراد خارج از سازمان
- خرید موارد خوراکی مثل چایی، قند، آب معدنی و …
- پرداخت قبوض برق، آب، گاز و تلفن
- هزینه نصب بنر یا استند تبلیغاتی به مامور نصب
- و…
خلاصه
هر شرکت و سازمان برای خود یک تنخواهگردان و تنخواهدار دارد. برای این که بدانید تنخواهدار کیست در بالا توضیحاتی را بیان کردیم و گفتیم که او مسئول تامین نیازهای روزانه شرکت است و باید اقلام مورد نیاز شرکت را تامین کند. برای همین روزانه به حساب او مبلغی وارد میشود که باید بر اساس آنها خرید نماید. در برخی مواقع این تنخواهداران باید فاکتور خرید و فیشهای واریزی خود را به بخش حسابداری ارجاع دهند و در برخی مواقع لازم نیست این کار را انجام دهند.
با ارجاع فاکتور خرید و پرداخت هزینههای آن به بخش حسابداری، آنها را در شرکت ثبت میکنند. با توجه به این که اقلام مورد هزینه هر کدام از تنخواهداران شرکتهای مختلف با هم متفاوت است. به همین دلیل شما برای تهیه این لیست شرکت خود و نحوه انتخاب تنخواهداران میتوانید با کارشناسان گروه رویش صحبت نمایید. آنها تمام نیازهای روزانه شرکت شما را در نظر خواهند گرفت و بر اساس آن به شما لیستی را اعلام خواهند کرد.
